Báo cáo thường niên không chỉ là tài liệu báo cáo các số liệu, các hoạt động của doanh nghiệp trong suốt một năm mà còn là công cụ để quảng bá, nâng cao hình ảnh với cổ đông, khách hàng và đối tác. Để thiết kế báo cáo thường niên ấn tượng, hiệu quả, bạn cần biết đến quy trình thiết kế dưới đây:
Mục lục
Biên tập nội dung
Chọn chủ đề báo cáo
Chủ đề báo cáo là yếu tố đầu tiên cần làm khi xây dựng nội dung báo cáo thường niên. Chủ đề báo cáo thường niên cần phản ánh đúng tình hình kinh doanh, đúng mục tiêu và thành tựu của doanh nghiệp trong năm qua. Câu chủ đề thông thường sẽ gồm từ 4-8 từ, ngắn gọn, mạnh mẽ và thường đọc lên có vần điệu để tạo ấn tượng. Nếu không thể đọc lên vần điệu, câu chủ đề có thể truyền động lực, cảm hứng một cách mạnh mẽ.
Lên khung nội dung
Sau khi xác định chủ đề, cần xây dựng khung nội dung cho báo cáo. Khung nội dung chính sẽ bao gồm các phần chính cơ bản của một báo cáo nội dung. Một số nội dung chính trong báo cáo thường niên bao gồm: Giới thiệu, thông điệp ban lãnh đạo, phân tích hoạt động kinh doanh, báo cáo của ban lãnh đạo, các thành tựu nổi bật, báo cáo tài chính, …
Thu thập thông tin
Khi có được khung nội dung chính, người điều phối cần phân chia nhiệm vụ cho từng phòng ban, từng người có liên quan để đảm bảo các dữ liệu được thu thập đầy đủ. Riêng với dữ liệu tài chính cần được kiểm toán và xác thực kỹ càng bởi đơn vị kiểm toán uy tín.
Biên tập chi tiết
Sau quá trình thu thập thông tin, bước tiếp theo cần được biên tập chi tiết, đảm bảo logic và dễ hiểu. Phong cách biên tập báo cáo thường niên cần đảm bảo rõ ràng, súc tích, dễ hiểu, tránh các thuật ngữ chuyên ngành quá khó hiểu đối với người đọc.
Chụp hình
Trước khi tìm hiểu về bước chụp hình, cùng tìm hiểu xem hình ảnh sử dụng trong báo cáo thường niên cần đảm bảo các tiêu chí gì:
- Thứ nhất, hình minh hoạ phải phù hợp với nội dung, giúp người đọc dễ dàng hình dung và nắm bắt nội dung.
- Thứ hai, chất lượng hình ảnh là yếu tố cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính thẩm mỹ của thiết kế và giúp cho chất lượng in ấn được rõ nét, chất lượng cao.
Chính vì vậy, để việc chụp hình đảm bảo 2 yếu tố trên, cần thực hiện các việc sau:
- Chụp hình cần tuân theo concept nội dung đã lên trước đó, giúp tạo sự đồng bộ và chuyên nghiệp cho báo cáo.
- Ý tưởng chụp cần được lên kế hoạch chi tiết từ bối cảnh, ánh sáng đến các yếu tố liên quan để đảm bảo buổi chụp hình được suôn sẻ và hiệu quả.
- Sau khi chụp hình, cần đảm bảo việc chỉnh sửa hậu kỳ trước khi đưa vào báo cáo.
Thiết kế báo cáo thường niên
Sau khi hoàn tất các bước như nội dung bản cuối, hình ảnh minh hoạ đã có, lúc này có thể tiến hành thiết kế báo cáo thường niên. Thiết kế sẽ gồm 3 bước sau:
Bước 1: Thiết kế concept bìa
Bìa báo cáo thường niên là thứ đầu tiên gây ấn tượng với người đọc. Chính vì vậy, thiết kế bìa cần đảm bảo sự phù hợp với chủ đề, kết hợp với phong cách doanh nghiệp và nhận diện thương hiệu.
Bước 2: Thiết kế trang trong
Sau khi chọn được phong cách trang bìa, cần thiết kế trang trong theo concept đồng bộ với bìa từ phong cách, màu sắc, font chữ đển các yếu tố đồ hoạ.
Bước 3: Hiệu chỉnh và thống nhất bản cuối
Sau khi hoàn thiện thiết kế, cần hiệu chỉnh và thống nhất bản cuối giữa đơn vị thiết kế và khách hàng trước khi đưa ra in ấn.
In báo cáo thường niên
In báo cáo thường niên là bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng quyết định thành phẩm cầm trên tay như thế nào. Điều này phụ thuộc rất nhiều yếu tố như: chất liệu giấy bìa, chất liệu trang trong, quy cách đóng quyển, công nghệ in, kỹ thuật gia công. Mỗi bước chọn lựa này sẽ đều ảnh hưởng tới chất lượng cuối của cuốn báo cáo. Do vậy, doanh nghiệp cần được tư vấn chi tiết từng yếu tố.
Chọn chất liệu giấy bìa và trang trong
Chất liệu giấy sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và cảm nhận của cuốn báo cáo. Chất liệu bìa và giấy trang trong không chỉ cần đảm bảo tính thẩm mỹ cao, mà còn có độ bền để có thể lưu trữ lâu dài.
Quy cách đóng quyển
Quy cách đóng quyển có nhiều kiểu như: đóng gáy lò xo, dập ghim, keo gáy,. Quy cách này cần được chú trọng để đảm bảo báo cáo được bảo quản tốt và dễ dàng sử dụng.
Chọn công nghệ in
Công nghệ in ấn liên quan đến số lượng, nếu in ấn số lượng ít chỉ có thể chọn công nghệ in nhanh. In số lượng lớn có thể chọn công nghệ in offset chi phí vừa rẻ và vừa chất lượng. Đặc biệt, cần chọn nhà in uy tín và có công nghệ in tiên tiến.
Chọn kỹ thuật gia công
Kỹ thuật gia công sau in như cắt, dập, đóng gói cần được thực hiện tỉ mỉ để tạo nên sản phẩm hoàn thiện, chất lượng cao.
Như vậy, quy trình thiết kế báo cáo thường niên cần được thực hiện bài bản, khoa học, thiếu bước nào thì thành phẩm sẽ không thể hoàn hảo. Hy vọng đây sẽ là một chia sẻ hữu ích giúp doanh nghiệp sở hữu được một tài liệu hữu ích cho việc nâng cao giá trị thương hiệu và uy tín trên thị trường.
>> Đọc thêm: thiết kế báo cáo thường niên
