Doanh nghiệp sắp kỷ niệm 20 năm thành lập và muốn tổ chức một sự kiện ấn tượng cùng với cuốn kỷ yếu để lưu lại cột mốc này? 5 bước dưới đây sẽ là một gợi ý quan trọng giúp cho việc làm kỷ yếu 20 năm của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
Mục lục
Bước 1: Lên kế hoạch thực hiện
Việc lên kế hoạch thực hiện là một trong những đầu việc quan trọng nhất trước khi bắt tay vào bất kỳ một dự án nào. Đối với kỷ yếu 20 năm, không phải là một việc làm đơn giản chỉ trong vài ngày. Do đó, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để không xảy ra những sai sót không đáng có, ảnh hưởng đến sự kiện sắp diễn ra.
Kế hoạch thực hiện làm kỷ yếu 20 năm có thể bao gồm định hướng về:
- Dung lượng trang
- Ngân sách
- Thời gian cần hoàn thành
- Những hạng mục sẽ phải thuê ngoài
- Team sẽ chịu trách nhiệm về chất lượng và tiến độ của cuốn kỷ yếu
- In ấn số lượng bao nhiêu quyển
Tất cả những điều này cần được định hướng bàn bạc và thống nhất trước khi bắt tay vào làm. Dựa vào những định hướng cơ bản này, doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng liên hệ và nhận được báo giá sát sườn nhất.
Sau khi có được những thông tin cơ bản trong kế hoạch, doanh nghiệp có thể tiến hành triển khai công việc đầu tiên đó là tìm đơn vị thiết kế kỷ yếu. Đây là khâu tốn kha khá thời gian của doanh nghiệp để liên hệ, trao đổi, nhờ tư vấn, chốt hợp đồng.
Bước 2: Biên tập nội dung kỷ yếu
Phần tiếp theo sau khi đã ký hợp tác với đơn vị thiết kế kỷ yếu, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập thông tin đưa vào cuốn kỷ yếu. Ở bước này, doanh nghiệp sẽ được đơn vị thiết kế kỷ yếu hướng dẫn, đưa ra danh sách các mục nội dung cần tổng hợp. Đó là khung nội dung chính. Sau khi có phần khung sườn, doanh nghiệp sẽ tìm cách để thu thập toàn bộ thông tin liên quan để gửi cho đội ngũ biên tập nội dung sao cho cô đọng và ấn tượng nhất.
Bước 3: Chụp hình kỷ yếu
Chụp hình kỷ yếu là một khâu cực kỳ quan trọng trong cuốn kỷ yếu. Phần lớn các doanh nghiệp làm kỷ yếu 20 năm đều đăng ký gói chụp này. Một mặt, hình ảnh này sẽ được sử dụng chính trong toàn bộ cuốn kỷ yếu. Mặt khác, đây là một cơ hội tốt để các thành viên trong công ty có cơ hội kết nối gần hơn, lưu lại những khoảnh khắc đáng quý bên nhau. Nhờ đó, gia tăng tinh thần đoàn kết tập thể, phát huy sức mạnh nội lực của doanh nghiệp. Đây chính là sợi dây gắn kết, giúp phát triển văn hoá doanh nghiệp.
Thông thường việc chụp hình kỷ yếu 20 năm này sẽ được thực hiện sau khi đã thống nhất khung sườn nội dung. Bởi hình ảnh cần đi theo concept nội dung, minh hoạ cho nội dung. Khi có nội dung chính, việc chụp hình sẽ dễ dàng hơn với kịch bản chụp hình chi tiết.
Bước 4: Thiết kế kỷ yếu 20 năm
Thiết kế kỷ yếu 20 năm hay 50 năm về cơ bản giống nhau ở trình tự các bước. Kỷ yếu càng nhiều năm, bề dày lịch sử càng nhiều thì dung lượng trang sẽ lớn hơn. Bước thiết kế kỷ yếu 20 năm sẽ được thực hiện sau khi có 2 phần: phần nội dung và phần hình ảnh. Bản nội dung cần được biên tập kỹ lưỡng, dàn trang tương ứng với số trang định hướng ban đầu và đã được thống nhất từ các bên liên quan. Phần hình ảnh cần được chọn lọc, chỉnh sửa hậu kỳ, chất lượng cao và đảm bảo minh hoạ chân thực cho nội dung.
Thiết kế kỷ yếu 20 năm sẽ được chia thành một số bước sau:
- Đầu tiên là thiết kế bìa kỷ yếu và một số trang trong để định hình concept thiết kế.
- Doanh nghiệp và đơn vị thiết kế cần thống nhất concept.
- Thiết kế toàn bộ trang trong dựa theo concept đã chọn.
- Hai bên tiến hành chỉnh sửa cho phù hợp và thống nhất bản thiết kế cuối.
Bước 5: In kỷ yếu 20 năm
In kỷ yếu có lẽ là bước quan trọng cuối cùng trong tiến trình hoàn thiện cuốn kỷ yếu. Việc in ấn số lượng lớn đòi hỏi doanh nghiệp cần được tư vấn từ phía đơn vị in ấn cụ thể gồm:
- Công nghệ in
- Chất liệu giấy trang bìa, trang trong
- Quy cách gia công bìa, gia công quyển
Sau khi chốt được quy cách in, doanh nghiệp cần nhận được bản in thử nghiệm để xem có cần chỉnh sửa, bổ sung gì không trước khi tiến hành in số lượng lớn.
Làm kỷ yếu 20 năm bao lâu trước ngày kỷ niệm?
Đây có lẽ là câu hỏi của rất nhiều doanh nghiệp trước sự kiện trọng đại này. Với 5 bước kể trên, doanh nghiệp có thể nhận ra một điều rằng làm kỷ yếu 20 năm tốn rất nhiều thời gian, công sức với sự đóng góp của nhiều bộ phận. Bởi nó bao gồm nhiều hạng mục khác nhau. Mỗi hạng mục lại mất thời gian tương đối để liên hệ, trao đổi, thu thập thông tin, chỉnh sửa thông tin, sự ký duyệt của nhiều cấp lãnh đạo. Do đó, để đảm bảo chất lượng, doanh nghiệp nên tiến hành làm kỷ yếu từ trước 2-3 tháng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thời gian để xử lý trong những tình huống phát sinh lỗi.
Trên đây là 5 bước cơ bản để hoàn thiện một cuốn kỷ yếu 20 năm thành lập doanh nghiệp. Chi tiết từng bước, doanh nghiệp cần phối hợp với đơn vị thiết kế kỷ yếu để triển khai. Tuy nhiên, với 5 bước này, doanh nghiệp đã phần nào có cái nhìn tổng quan nhất về việc triển khai một cuốn kỷ yếu là như thế nào. Từ đó sắp xếp thời gian, lên kế hoạch và chuẩn bị thật chu đáo trước thềm lễ kỷ niệm.
>> TÌM HIỂU THÊM: thiết kế kỷ yếu công ty
